K úschově papírových dokumentů poslouží archivační krabice

K úschově papírových dokumentů poslouží archivační krabice

Domníváte se, že dnes už se všechny dokumenty uchovávají elektronicky? Informace jsou přece v databázích, důležité smlouvy a faktury bývají uložené na zabezpečených serverech. To je sice pravda, ale některé firmy ještě stále mají klasické papírové archivy a v domácnosti také najdete věci, které je lepší uchovávat fyzicky než digitálně.

Některé firmy si zachovávají papírové archivy

Firmy mají povinnost ukládat určité dokumenty. Mnohé z nich to ještě stále dělají papírově, protože tahle varianta je daleko přehlednější. Elektronicky si obvykle ukládáte několik variant dokumentu a pak je ve všem nepořádek. Naopak tisknete až finální verzi, tu prostě založíte a je pokoj.

A právě ve firmách, kde tento názor razí, se ještě stále používají pořadače neboli šanony a archivační krabice. Ty jsou vybavené víkem, rozměrově přesně dělané na šanony (obvykle se jich dovnitř vejde pět nebo čtyři, záleží na velikosti krabice) a vyplatí se zejména tam, kde je kartotéka rozsáhlá. Manipulace s jednotlivými pořadači by totiž byla náročnější než s několika krabicemi.

Kdo se rozhodne pro tuto variantu uchovávání dokumentů, musí si však dávat pozor na trvanlivost inkoustu. Některé mají tendenci postupně blednout, a když přijde kontrola, nestačí se divit, že v šanonech nalezla jen prázdné papíry. Dávejte si pozor.

I doma si archivujete spoustu papírových materiálů

K podobnému účelu se však papírové krabice mohou používat i v domácnostech. Většina lidí má doma spoustu smluv – od pojištění, účtu atd. a právě ty se vyplatí uchovávat na jednom místě v popsaných šanonech a krabicích.

Do papírových krabic si schováte také třeba fotografie. Ve fyzické podobě totiž mají daleko větší kouzlo než zobrazené na počítači či v mobilu.

Pořadače a archivační krabice ze světa nejspíš jen tak nezmizí. Digitální vymoženosti jsou sice fajn, ovšem někdy není nad to, když si můžete danou věc vzít reálně do ruky.

 



Komentujte jako první

Zanechte odpověď

Vaše emailová adresa nebude zobrazována


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.